Cosa fare e non fare per rendere una videochiamata professionale
Il periodo del lock down ci ha costretto a lavorare da casa convertendo molte riunioni in videochiamate.
E la videochiamata, che ti piaccia o no, sarà ancora il mezzo di incontro dei prossimi mesi.
Personalmente ho assistito a scene poco professionali come, ad esempio, la moglie di un potenziale cliente che lavava il pavimento di casa durante un meeting.
I momenti di distrazione possono essere infiniti e così mi sono chiesto: cosa posso fare per aumentare l’efficacia della mia comunicazione online e mantenere il più alto livello di connessione possibile?
Perchè quando comunichi, sei sempre sotto una lente di ingrandimento!
Qualunque sia il mezzo che utilizzi, il tuo interlocutore percepisce tutto.
Nella mia ricerca ho trovato un interessante e utile articolo su psychology today scritto da Rachel Cossar e Joe Navarro, esperti di comunicazione non verbale. Ne riporto una parte rivista in base alla mia esperienza di questi ultimi mesi (che probabilmente è anche la tua!).
Anche per le videochiamate sono necessari elementi di comunicazione non verbale indispensabili che, solitamente, devi adottare per avere successo durante una riunione di persona.
Imposta il tuo “palcoscenico”
E’ fondamentale porre lo stesso livello di attenzione ai dettagli per preparare il tuo incontro online come quando lo fai di persona.
Qualunque piattaforma utilizzi, di seguito trovi alcuni consigli per iniziare:
- orienta il tuo dispositivo in modo che il tuo cliente abbia una visione chiara e ben illuminata del tuo viso: la fonte di luce dovrebbe essere davanti. Evita di essere retroilluminato, il che significa che non dovresti avere una finestra dietro
- assicurati che il tuo computer portatile o dispositivo digitale sia su una superficie solida. I laptop tenuti su gambe o cuscini tremeranno e renderanno la presentazione instabile e fonte di distrazione
- rendi il tuo spazio di lavoro silenzioso: sì, questo significa mettere a tacere o spegnere altri dispositivi. Tra l’altro aiuterà a mantenere alta anche la tua attenzione e concentrazione durante il lavoro a distanza
- chiudi (eventualmente anche a chiave) le porte della tua stanza per evitare distrazioni (ricordi la moglie che lava il pavimento?)
- sfondi virtuali: i colori neutri sono i migliori tra cui il blu è sempre uno dei preferiti.
Ricorda che vuoi essere preso sul serio, sei un professionista!
Quindi fai attenzione a ciò che scegli. Tieni presente che se usi uno sfondo virtuale dovrai essere molto fermo perché il movimento crea aloni digitali o strane sparizioni (mani, visi tagliati a metà, …) - Green-screen: molti programmi prevedono l’opzione “green-screen”.
Con un semplice telo dietro, setta uno sfondo virtuale nitido che lascia spazio di movimento senza creare alcun effetto alone. Ho trovato il tessuto del giusto pantone in un negozio di scampoli a meno di 15 Euro e la qualità visiva delle mie riunioni virtuali e aumentata in modo impressionante - microfono e altoparlante: per motivi di qualità audio ti consiglio di utilizzare un microfono a clip, un auricolare o delle cuffie in modo da massimizzare la tua voce ed evitare distorsioni o effetto eco (proprio questa mattina ho partecipato ad una videochiamata condiversi echi: davvero fastidiosi!)
- assicurati che il tuo abbigliamento sia professionale: solo perché sei a casa non significa che non debba presentarti ordinato (quante videochiamate hai fatto con persone in tuta da ginnastica?)
- il tuo viso non dovrebbe occupare più di un terzo dello schermo: prendi spunto dai telegiornali. Il tuo viso dovrebbe occupare tra un quarto e un terzo dello schermo e non di più
- imposta l’immagine sullo schermo il più vicino possibile alla telecamera, in modo da guardarla in modo più naturale rispetto a quando è posizionata di lato. Guardare da un’altra parte mentre si parla è fastidioso per l’interlocutore anche in video!
Usa supporti per rialzare il laptop, libri o altro: mantieni la telecamera all’altezza degli occhi.
Nell’ultimo meeting viruale il mio interlocutore aveva la telecamera puntata tra il petto e il mento… ho parlato con il suo “collo” per 40 minuti (davvero irritante!)
Questi piccoli accorgimenti possono sembrare semplici, ma in realtà un ambiente impostato correttamente determinerà il tono della tua conversazione.
I non verbali di un’impostazione ben organizzata inviano segnali forti relativi alla famosa “prima impressione”.
È importante notare che questi segnali hanno il potere di ricordare al tuo cliente che sei impegnato nella relazione come se l’incontro avvenisse di persona.
Sfrutta la tua postura
Nella maggior parte dei sistemi di videochiamate si vedono la parte superiore del corpo e il viso.
Questo non significa che si può smettere di prestare attenzione ai messaggi che il corpo invia. Infatti, i video tendono ad accentuare i messaggi che il nostro corpo invia proprio perché, in generale, ci sono meno distrazioni su cui concentrarsi.
Quando sei in videochiamata, porta la consapevolezza della tua fisicità nelle seguenti aree per assicurarti di non inviare messaggi indesiderati:
Espressioni facciali
- attenzione alla tendenza a “lasciarsi andare” in espressioni facciali poco felici quando si ascolta il cliente/partner che parla: possono vederti!
- non esitare ad annuire con un cenno di approvazione, proprio come se la persona fosse davanti a te
- l’inclinazione della testa è sempre utile per comunicare che sei nteressato a ciò che viene detto
Postura della parte superiore del corpo
- mantieni una postura aperta e non aver paura di avvicinarti quando condividi qualcosa di interessante (proprio come avviene durante una riunione)
- evita di chinarti troppo sopra il tuo portatile. Questa postura dà un’impressione “esagerata” di stanchezza e/o tensione.
Ricordi quando ti appoggiavi sui punti durante le lezioni noiose a scuola? - assicurati che i tuoi piedi siano ben appoggiati a terra. Se disponibile, usa una sedia con braccioli o metti le mani sul tavolo di fronte a te. Ti aiuterà a prendere una posizione altamente professionale
Gesti del corpo e prossemica
Nel linguaggio non verbale prestare attenzione allo spazio tra te e il tuo pubblico è un elemento chiave per capire quanto devono essere ampi i tuoi gesti.
In una videochiamata, l’obiettivo è il filtro attraverso il quale i tuoi movimenti saranno valutati. Crea abbastanza spazio per poterti muovere liberamente, ma non così tanto da perdere i dettagli importanti della tua espressione del viso.
Fai attenzione e dai peso ai tuoi movimenti: questo ti fornirà un buffer nel caso in cui ci sia un ritardo di trasmissione dell’immagine
Recentemente ho tenuto un webinar con un piccolo gruppo ed ho chiesto ai partecipanti di alzare la mano sullo schermo: puoi osare, con la giusta attenzione, e creare interattività.
Altri suggerimenti
- presta attenzione ai movimenti esagerati delle braccia. Se la tua connessione è in ritardo, darai il via a espressioni “ridicole”
- il contatto visivo è sempre cruciale per segnalare al tuo pubblico che lo vedi e lo senti.
Con le videochiamate può essere difficile sapere dove guardare e ricorda: si vede dove guardi!
L’unica indicazione certa è: non guardarti! Cerca nelle impostazioni come disattivare la visione di te stesso così da concentrarti sul tuo pubblico - l’ascolto attivo va ben oltre le piattaforme digitali. Una leggera inclinazione della testa e occasionali cenni di approvazione fanno capire ai tuoi interlocutori che sei attento a loro anche se a centinaia di chilometri di distanza. Usa tutti gli strumenti non verbali che conosci per segnalare silenziosamente la tua approvazione
- spegni/chiudi tutte le distrazioni. E’ davvero importante! Schede del browser aperte, avvisi di e-mail, Whats-up, SMS, …
- abituati a disattivare l’audio (mute), così puoi tossire, schiarirti la gola ed evitare rumori di fondo inaspettati come una sirena che passa o il cane che abbaia
- se serve, disattiva il video: se hai bisogno di fare qualcosa o alzarti e stai solo ascoltando, meglio spegnere momentaneamente la videocamera per non distrarre il pubblico.
Recentemente ho partecipato ad una call di gruppo e un interlocutore ha camminato per 20 minuti nel giardino: cambi improvvisi di luce e movimento distraggono e fanno perdere la concentrazione (ti metti a camminare in una sala riunioni durante un meeting?)
Conclusione
La videochiamata è il presente e il futuro.
E’ molto importante prestare attenzione a come ci esibiamo e quanto siamo attenti ai dettagli.
Come già scritto, puoi differenziarti rispetto la media ed apparire molto professionale anche in queste occasioni: a te la scelta.
