Stabilire i giusti passi in un piano d’azione è fondamentale per portare a termine le cose.
È necessario stabilire correttamente i passi da compiere per se stessi e potrebbe esserlo anche per aiutare altre persone a formare i loro piani d’azione. Non tutti i piani vengono creati allo stesso modo.
Ecco come creare dei buoni piani per raggiungere i propri obiettivi.
Come coach professionista, so che il mio cliente farà progressi sui suoi obiettivi solo se farà qualcosa per rendere effettive le intuizioni e le idee che generiamo attraverso le nostre conversazioni di coaching.
Verso la fine di ogni conversazione di coaching aiuto i miei clienti a creare 2 o 3 fasi di azione concrete che dovranno portare a termine prima del nostro prossimo incontro.
Chiedo spesso:
Quali azioni potresti intraprendere per andare avanti?
Le risposte a questa domanda sono spesso vaghe, poco chiare o troppo ottimistiche. Va bene, è solo l’inizio della creazione delle buone azioni. Proseguo poi con domande che aiutano la persona a fare passi in avanti e soprattutto fattibili.
Come creare un buon piano d’azione
Quando stai formando un piano d’azione ascolta ciò che manca, che non è chiaro o che non è realistico. Ci sono 5 elementi che fanno parte di tutti gli ottimi piani d’azione.
1 – I buoni passi ti fanno avanzare.
Molti dei miei clienti di alto livello creano mentalmente degli step che sono in realtà degli obiettivi, come ad esempio “Lanciare il nostro nuovo programma entro il 1° settembre“.
Un obiettivo è qualcosa che si vuole raggiungere e che richiede diversi passi fatti in un periodo di tempo, mentre una fase intermedia è un’azione unica che si può compiere in un periodo di tempo limitato.
Dividi gli obiettivi in piccole fasi intermedie pensando in termini di “progressione” e non di raggiungimento immediato dell’obiettivo. Gli obiettivi, per loro natura, dovrebbero essere impegnativi mentre le azioni devono essere facili. Chiedi:
- Quali azioni puoi intraprendere per andare avanti? (focalizza sulla progressione)
- Quali sono i passi necessari per far sì che ciò avvenga? (crea passi più piccoli)
- Cosa vuoi fare la prossima settimana? (usa l’immediatezza per restringere il passo d’azione)
Un po’ come il classico adagio “Come si mangia un elefante? Una fetta alla volta”.
2 – I “prossimi passi” sono comportamenti, pensieri o decisioni specifiche.
“Migliorerò la mia comunicazione in ufficio questa settimana” è un’intenzione, non un’azione definita. E’ bello dirlo, ma la sua mancanza di specificità probabilmente non produrrà molti cambiamenti.
Fai queste domande per creare una fase d’azione più attiva:
- In che modo vorresti migliorare la tua comunicazione? (definisce il miglioramento)
- Con chi o in quali situazioni hai in mente di farlo? (specifica la situazione)
- Come sarà la tua comunicazione migliorata? (immagina il risultato)
3 – L’azione deve essere sotto il tuo controllo.
Un venditore che dice: “Questa settimana farò 10 vendite” ha identificato il risultato che vuole, ma non i passi che farà per arrivarci. Fai domande per tirare fuori i comportamenti e le mentalità necessarie per raggiungere l’obiettivo:
- Cosa farai per ottenere quelle 10 vendite? (Crea un comportamento)
- Quante [chiamate di vendita] farai questa settimana? (lo rende misurabile)
- Cosa puoi fare di diverso per raggiungere questo obiettivo? (include atteggiamenti, mentalità, ecc.)
4 – Le buone fasi d’azione sono impegni.
“Potrei lavorare sulla pubblicità per la prossima conferenza“.
Potrei, penso, posso, forse lo farò, forse, se avrò tempo… tutte queste frasi sono indicatori di mancanza di chiarezza o di impegno.
Valuta o aumenta l’impegno chiedendo:
- Cosa potrebbe cambiare passando da “potrei” a “lo farò”? (identifica gli ostacoli)
- Cosa ti impegni a fare? (chiarisce la fase di azione e l’impegno)
- Quando potresti lavorarci? Se l’interlocutore non è sicuro, chiedi: “Sarebbe utile dare un’occhiata al tuo calendario in questo momento?” (impegno per i test di calendario)
5 – Le buone fasi d’azione possono essere depennate da una lista una volta completate.
L’espressione “Cambierò le mie abitudini alimentari” ha per sua natura una serie di problemi. Oltre ad essere vaga, non è ancora abbastanza singolare e specifica. Ci vorranno molte azioni diverse fatte nel tempo per completarlo.
Non supera il test della lista di controllo! Chiedi:
- Quali cambiamenti specifici vuoi apportare? (chiarisce l’obiettivo)
- Quali sono i passi per cambiare le tue abitudini alimentari? (identifica azioni specifiche)
- Cosa ti impegni a fare questa settimana? (rende l’azione immediata)
Pianificare un percorso di progressione richiede spesso una serie di domande riflessive.
Nella nostra mente, sentiamo che le nostre intenzioni sono chiare e concrete. Dirle ad alta voce spesso rivela le loro debolezze.
Non esitare ad esplorare il significato o la definizione o il come fare il prossimo passo finché non è chiaro e lo senti fattibile.
E ricorda: “Progresso, non perfezione!”
